Как вести таблицы в родкомитете сада и школы?

В гугл таблице. Эксель. Формулы подсчёта.

Спасибо большое всем. Примерно поняла как лучше это делать)

Я тетрадь вела. Просто в столбиках записывала кто сколько когда сдал денег. На другой стороне тетради записывала траты и сколько денег у нас. Чеки все хранила. В папке маленькой всё было. Родителям фоткала и в общий чат отправляла. А когда деньги сдавали , каждый расписывался возле своей фамилии. В последний год в саду просто в телефоне в заметках всё также записывала и отправляла родителям отчеты и фото чеков всегда. Никто не просил конечно, но мне так было спокойнее))

У нас ведут только таблицы должников(я не род комитет) а когда идёт вопрос «сколько в копилке остаток и куда затрачено? Про чеки молчу» просто игнооор) так что видимо у нас тоже не ведут)
Наверное я бы в поинт сделала таблицу имя ученика наверху, рядом месяц
Внизу фамилию и каждый месяц сумму которую сдали, внизу бы шёл автоматом отчёт, сколько сумма
И рядом на той же стр таблица нужды, сумма, остаток
Если бы чеки просили, то просто при покупке кидала бы скрин или чек в родительскую группу и все, там кому надо пускай открывают фотки и по месяцам идут эти чеки)

Создала группу в вк, туда в альбом отправляю чеки, и в обсуждениях пишу каждую сумму.
Напрмер:
Цветы на 1 сентября - 4000р.
Вода - 280р
И тд и тп.

Не веду сама, но нам присылают списки кто сколько сдал и когда совершаются покупки, сразу прикладывают чеки и сумму оставшуюся за вычетом этих покупок

Я ничего не вела. Сказала «мне этим заниматься некогда. Я могу решать все проблемы, но отчитываться не буду». Всех устроило.
Моя коллега купила журнал, в него писала дату/покупку и приклеивала чек
В школе, по окончании года просто выкладывают все чеки в группе