На стол можно бутеров -брускет наделать дома, (сыр, батон, колбаска, огурчик, салатный лист) на быстрый перекус, или на шпажки, овощи, фрукты, пиццу или любую другую доставку на место можно заказать)

Торт не испортится и не потечёт, если будет в багажнике в машине, под низ коробки с тортом положите хлодон ( из морозилки, дома заморозить) и на верх коробки с тортом положить хлодон, обернуть фольгой поверх хлодонов и коробки)
Хотя с фольгой можно не заморачиваться наверное, на улице ещё нет жары)
Я так делала в прошлом году, у сына др 30го мая, ходили в боулинг, после торт если на фуд-корте, т.к со своим в боулинг нельзя, вобщем 4 часа торт так в багажнике простоял, и даже был холодный 👍

По занятости не скажу. На стол овощи в простой крупной нарезке, помидорки черри. Шашлык, можно детям сделать хот-доги, пожарив сосиски на мангале. Лёгкие закуски и салаты. За вечер то не испортится, дома на столе же стоит. Торт в сумку холодильник с хладоэлементами максимум могу посоветовать. Либо если на заказ попросить привести на время к концу мероприятия.

Будут заняты,однозначно. Погода хорошая по прогнозу. Ехать и занимать заранее