Организовываю выпускной в детсаду.
У нас он будет рано, в конце апреля, а сообщили точную дату нам лишь неделю назад. Поэтому готовимся в быстром темпе))

Суммирую вопросы, которые мне пришлось решить в рамках сего мероприятия, как родкому, в единственном моем лице:

1️⃣определиться с концепцией:
1. Сформулировать список составляющих праздника (фотоальбом, подарки детям, подарки воспитателям, фотограф/видеосъемка праздника в саду, как оформляем и оформляем ли зал в саду, идем ли в игровую после праздника в саду, нужен ли там аниматор, стол для детей, стол для взрослых). На этом этапе важно не падать в детали, а думать только концептуально, надо/не надо, что примерно бывает.
2. Задать вопрос мамам, спросить их мнение, подытожить накиданные ими варианты (если они есть. а если их нет - накидать самой, и предложить мамам на предмет подумать, нет ли кого-то, кто принципиально против). Опять же, тут не обсуждаем детали, только в общем надо понять настроение.
3. Дать мамам примерные ценники, и накидать пока грубую сумму, во сколько обойдется праздник на 1 ребенка, с оговоркой, что цены могут измениться, в зависимости от количества участников и финальных закупок, после выбора деталей.
4. Понять количество участвующих человек - все ли готовы скидываться на часть в саду, на часть вне сада, если она состоится. Все ли готовы на фотографа, все ли готовы участвовать в подарках сотрудникам сада.

2️⃣Фотоальбом.
5. Дать мамам список фотографов на выбор (рекомендации некоторых наших мам / фотограф, который снимал в нашем саду в прошлые годы / пару предложений тупо из интернета / фотограф, которую рекомендует моя подруга)
6. Провести голосование
7. Определить с заведующей дату проведения фотосессии.
8. Забронировать фотографа, победившего по итогам голосования, на нужную дату (или даты; в нашем случае съемка велась два дня). На этом этапе письменно с фотографом согласовать все важные моменты (размер и сроки предоплаты/постоплаты, как собираются и согласовываются макеты, какая нужна помощь, есть ли возможность в дополнение к заказу распечатать отдельные фото, или вставить доп развороты со своими фото, и тд)
9. Собрать деньги
10. Контрольно убедиться за пару дней до даты съемки, что никто массово не заболел, и все придут. Напомнить воспитателям и няне, что ждем их в дату Х на фотосъемку тоже.
11. Сопроводить фотографа в саду (следить, что никого не забыли на общих фото, что ни у кого не взлохматилась прическа, что все надели футболки не задом наперед, и тд)))
12. НЕ СНИМАТЬ самой в параллель профессиональной съемки бекстейдж; а если снимать, то НЕ ПОКАЗЫВАТЬ мамам его сразу, а только после готовности макетов, как сюрприз, в дополнение на память. (Это была наша ошибка, вызвавшая кучу лишних вопросов и телодвижений; в след раз буду знать).
13. Не забыть про папки воспитателям на память (выпуск-2025), включить их в заказ.
14. Внести фотографу предоплату
15. Ждать макеты
16. Убедиться, что по готовности макетов все мамы ознакомлены с ними, внесли корректировки, и не имеют претензий.
17. Убедиться, что фотограф отдала альбомы в печать, понять дату готовности альбомов.
18. Внести постоплату
19. Получить альбомы.

3️⃣Подарки воспитателям и сотрудникам сада
20. Провести голосование (дать несколько вариантов), дарим вот это или то - воспитателям и няне. В нашем случае был выбран вариант сертификата и букета каждой.
21. Провести голосование (дать несколько вариантов), дарим вот это или то - заведующей, уч музыки и уч физры. В нашем случае был выбран букет и хороший плед.
22. Пресекать бурную фантазию, если она массово взыгралась - переходить в обсуждения в личку с конкретными мамами, или мягко приводить чат к единому варианту. Это самое сложное обычно. Но в нашем случае все согласны со всем, поэтому особо таких ситуаций не возникало. Сперва проголосвали за вариант «только букет», потом одна мама предложила все же купить им что-то еще, я пообещала подумать, больше к этому вопросу в чате не возвращалась. Тихонько сама придумала идею с пледами, нашла достойные, включила в предполагаемый бюджет, увидела, что сумма на 1 ребена возрастает незначительно, решила, что да, мы их будем заказывать. Маме-инициаторше написала в личке, что спасибо за идею, да, добавим кое-что, помимо букета.
23. После сбора денег (про подсчет напишу отдельно главу) собственно, заказать подарки.
24. Прицениться по букетам
25. Не забыть в расчете учесть конверты, пакеты.
26. Получить заказ. Купить букеты перед праздником.
27. Упаковать
28. Оттащить в сад к дате праздника
29. Подумать, в какой момент и кто из мам толкнет речь, а кто из пап поднесет в этот момент букеты и подарки, торжественно, в зале, при всех.
30. Не забыть полученные от фотографа папки для воспитателей вложить к ним в подарок))

4️⃣Подарки детям.
31. На голосовалках не падать в детали. Дать концептуально варианты, собрать голоса. Я предложила банальное на выбор: настолка / книга / набор первоклассника / мягкая игрушка / ланчбокс / ваш вариант.
32. У нас почти все проголосовали за настолки. И одна мама текстом предложила добавить недорогие книги, с целью оставления в них подписи с теплыми словами от воспитательниц. Поэтому решили, что покупаем настолку и книгу.
33. Дала вариант настолки и книги, который мне понравился. Реакций не получила. Выждала.
34. Спустя пару дней получила-таки другие предложения от мам по настолкам/книгам, и, выждав еще, убедившись, что на какие-то из вариантов нет явных возражений, написала: ок, останавливаемся на этом.
35. В личке ко мне пришли пару мам с возражениями, поэтому я им заменила общевыбранный вариант на их индивидуальный. Это чуть сложнее с точки зрения подсчетов и заказов; но мне не сложно; мне важнее, чтоб все были довольны.
36. Подсчитать бюджет на подарки детям.
37. После сбора денег (про подсчет напишу отдельно главу) собственно, заказать подарки. Убедиться, что нет брака. Если есть - заменить его.
38. В нашем случае еще надо: отнести книги в сад воспитательницам на подпись, затем получить их обратно.
39. Купить пакеты, подходящие по размеру
40. Заказать/сделать стикеры с именем фамилией ребенка на пакеты
41. Упаковать, промаркировать, отнести в сад накануне праздника. Не забыть вложить фотоальбомы.

5️⃣Заказ фотографа и видеосъемки
42. В нашем случае все проголосовали концептуально за фотографа.
43. Найти, выбрать (самостоятельно. Ну можно с одной-двумя мамами посоветоваться в личке, но точно не выносить это на общие обсуждения, для избежания балагана и пустых споров)
44. Прикинуть ценник, сравнить его с ожиданиями мам (еще на этапе голосования из главы 1 этого поста писала примерную среднюю стоимость фотографа, рублей с 1 ребенка)
45. Забронировать время фотографа.
46. Проговорить на этом этапе моменты оплаты, сроков, продолжительности съемки
47. Проговорить с воспитателем план праздника, состав и продолжительность, отсюда составить фотографу инструкцию, когда и что снимаем.

6️⃣Фотозона и оформление зала.
48. Раз уж будет фотограф, значит, нужна и фотозона. Голосований на эту тему не устраивала, прикинула, что по сумме ценник для 1 ребенка вырастает незначительно. Пошла изучать детали.
49. Прикинула баннер. Тут мне страшно на себя одну брать ответственность за выбор цветов и композиции, поэтому здесь в помощь позвала одну из мам, которая со вкусом, и шарит в этих вопросах. Она нашла нужный баннер.
50. Прикинули, какой каркас для него нужен.
51. Придумали, какую композицию из воздушных шаров нужно к такому баннеру. И где это разместить. Двигать ли фотозону для торжественного момента.
В какой момент кого фоткать с ней (у нас в итоге будет так: выступление детишек, потом напутственные слова заведующей, вручение подарков сотрудникам, потом мы тихонечко тащим фотозону от задней стены в центр, за спины воспитателей, которые начнут приглашать каждого ребенка по очереди, и вручать подарок, в этот момент фотограф будет делать фото ребенок+воспитатели. Тут еще прикинули, кто из мам будет помогать, подавать подарки. После этой части, когда все подарки вручены, объявляется свободное время, и фотограф уже снимает детей с их родителями. Отфотографированные идут в группу одеваться для дальнейшего выхода на улицу и выпуска в небо шаров).
Следующие пункты уже после сбора денег:
52. Купить шары (мы покупали у оптовика: шары, ленты, хайфлот)
53. Заправить баллон (баллон у нас есть)
54. Надуть шары за 1 день до праздника (у нас будет надувать мой муж)ч
55. Помочь воспитателям украсить зал их аксессуарами, согласно теме выступления. Поставить фотозону. Проследить, что наша фотозона не мешает их композиции, и наборот.
56. Заказать баннер и каркас. Заменить брак, если актуально. (Это по хронологии надо сделать до 54го пункта)
57. Не забыть фен/отпариватель, его надо брать с собой, чтоб отгладить баннер.

7️⃣Шары в небо.
58. Это не наше пожелание, это традиция сада. Об этом изначально попросили воспитатели. Тут все просто - выбрали шары ассорти, 100 штук купили, надуем штук 50.
59. Нужна ли колонка на этот момент с какой-то музыкой? Кто ее принесет? Уточнить у воспитателей.
60. Как фотографу в этот момент действовать: снимать фото или видео? Остановились на видео.
61. Надуть шары
62. Понять, где их разместить на время выступления. Мы скорее всего оставим в группе.

8️⃣Праздник вне сада.
63. У нас большинство проголосовало ЗА. Но пойти/не пойти - выбор каждого, без обязаловки, по желанию. Предоставила пять-шесть вариантов на выбор, предварительно обзвонив их, и поняв их предложения и ценник. Это сетевые Джоки и Замания, это несколько наших районных вариантов (батутная, игровая, библиотека с анимационной программой, и тд)
64. Получить голоса
65. Забронировать выбранное место. Внести предоплату.
66. В нашем случае выбрано пакетное предложение, и думать о питании детей не надо, и об оформлении стола тоже. Наша задача - просто прийти вовремя и оплатить по факту оставшееся. Анимация включена, к программе вопросов нет.
67. Согласовать (голосованием) когда идем - сразу после праздника в саду или вечером? В другой день? У нас большинство выбрало - идти сразу, в будний день, к 12-13 часам.
68. Подтвердить дня за три до праздника игровой количество человек.
69. Написать мамам, как добираемся; что взрослые заказывают по меню платят за себя на месте по факту; что, собираясь в игровую, детей предупредить, чтоб сильно об этом не кричали, так как некоторые детки останутся в группе, и не стоит их расстраивать.

9️⃣Подсчеты.
Это самое сложное - с учетом того, что у нас есть и выпускники, и не выпускники, кто-то хочет участвовать в празднике вне сада, кто-то нет, кто-то скинется на подарки сотрудникам, а кто-то нет; кто-то выбрал индивидуальную книгу на подарок ребенку.
70. Сперва, еще на выборе праздника концептуально, считала среднее по рынку. Общую сумму делила на чуть меньшее количество детей, чем есть в группе (зная, что не все будут участвовать в 10/10) - пусть лучше ценник на каждого ребенка потом будет ниже по факту, чем наоборот. Среднее показывала мамам на этапе первых голосований, чтоб понимали разбег цен, и голосовали с учетом финансовой возможности на тот или иной вариант.
71. Параллельно, прорабатывая детали, уже писала плановые суммы по статьям: на что сколько выходит.
72. Далее подсчитала на каждого ребенка расходы: его конкретный подарок; средняя за подарки сотрудникам, если он участвует; среднее за фотографа/оформление зала; сумму за игровую, если он идет; и тд. Получила по каждому ребенку общую сумму. Округлила до 500/1000 (по факту получилось, что сдали на 100-200 руб больше; разницу верну обратно; но пусть будут страховочные, на всякий случай; вдруг я что забыла).
73. Собрала деньги
74. Фиксирую факт закупок. Тут важно вносить всю инфу сразу, чтоб не запутаться: кто сколько сдал, что почем заказано, статус доставки/упаковки И так далее. Денежки лучше держать на отдельном счете, а не на своем, чтоб в любой момент понимать остаток.
75. В конце пришлю родителям финальный детальный отчет по тратам; и верну оставшиеся разницы обратно мамам.

1️⃣0️⃣ Работа с возражениями.
Это самое ресурсозатратное из всего остального) успокоить взволнованных, найти компромисс с несогласными, не допустить ругани и споров, внося контруктив и позитив)

1️⃣1️⃣ По суммам.
Без альбома и без игровой у нас получилось 4700 руб с ребенка (сдали чуть побольше, на всякий случай, по 5000):
1400 это в среднем подарок ребенку (книга и настолка),
1900 руб это на подарки сотрудникам,
600 руб это оформление зала баннером и шарами,
800 руб это фотограф с видеосъемкой,

Отдельно, кто пойдет в игровую - 3000 руб с ребенка.
Альбомы стоили в зависимости от наполнения - 2000, 3500 или 5500 руб.